S’inscrire à l’UM ? Facile…

Dès le 5 juillet 2016 : 45 000 étudiants vont intégrer l’Université de Montpellier.
Mais c’est tout au long de l’année universitaire que la Direction des Formations et des Enseignements travaille pour simplifier et moderniser ce processus d’inscription.

Objectif : Trouver sa place sur les bancs de l’Université et suivre les enseignements d’une offre de formation pluridisciplinaire.

Mieux accueillir, mieux informer

C’est un challenge qui, pour être atteint, s’intègre dans le cadre d’une démarche qualité et pour laquelle une certification ISO 9001 a été obtenue à l’Université de Montpellier en février 2014. De quoi s’agit-il ? « Tout simplement de privilégier l’accueil des étudiants et optimiser le processus inscription dans l’objectif d’une amélioration continue » commente la responsable.

En apparence, une démarche simple à mettre en place mais dans un contexte complexe. L’Université compte pas moins de 16 « composantes pédagogiques » : UFR (facultés), instituts, une école et propose une offre de formations dans des domaines très variés : du sport au droit, de l’économie aux sciences, en passant par la médecine, la pharmacie, la gestion, les technologies, …

Chaque situation est différente

« Parmi les étudiants que nous rencontrons, chaque situation est différente, poursuit la responsable. Notre tâche est notamment d’harmoniser les procédures, de garantir une égalité de traitement mais aussi d’aider les étudiants à s’intégrer dans les meilleures conditions en tenant compte de la situation de chacun ».

Particulièrement choyés, les nouveaux bacheliers sont les « primo-entrants » qui se sentent parfois un peu perdus : « nouveau cadre, nouvelle dimension, nouvelle logique : ils se retrouvent dans un univers qu’ils ne connaissent pas. Pour cela le recrutement d’emplois étudiants vient renforcer les pôles inscriptions pour les renseigner afin de les aider à s’y retrouver ».

Pour mesurer le niveau de satisfaction et améliorer les procédures d’inscription, un questionnaire a été envoyé à 20 000 étudiants.

Résultat : 72% de satisfaction globale. « Un chiffre satisfaisant dans un contexte de fusion récente, où il reste beaucoup de choses à mettre en place », commente cette responsable.

Pour plus d’efficacité, les personnels de l’Université relèvent les difficultés rencontrées au moment des inscriptions. Celles-ci sont ensuite étudiées et font l’objet d’actions correctives pour l’année suivante. « Si la démarche suscite une forte adhésion, c’est qu’elle permet aussi de reconnaître le travail accompli par les agents qui sont les premiers acteurs de ce processus » note la responsable.

Admission et inscriptions

Mesurer la satisfaction des étudiants

  • 72% de satisfaction globale ;
  • 78% de satisfaction quant à l’accueil sur les pôles d’inscription ;
  • 74% des personnes interrogées considèrent que les infos affichées en ligne sont claires :

Les points à améliorer : la prise de rendez-vous en ligne et le temps d’attente lors du rendez-vous.

Envoyée par mail à 20 000 étudiants, l’enquête par questionnaire a obtenu 2 000 réponses.

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