Rouages : “Assurer la soutenabilité financière du programme d’excellence I-Site”

Elisa Pincin est cheffe du service « programme d’excellence I-Site et moyens annuels ». Au sein de la Direction des affaires financières elle participe à la bonne gestion des ressources annuelles et assure la soutenabilité financière de programme d’excellence I-Site pérennisé en 2022.  Une mission qu’elle nous explique ce mois-ci dans le cadre de la série vidéo Rouages produite par l’Université de Montpellier.

C’est entre la présidence et l’Institut de botanique, à l’orée du Jardin des plantes que se trouve la direction des affaires financières de l’Université de Montpellier où travaillent une quarantaine d’agents. Au deuxième étage Elsa Pincin, lunettes sur le nez, œuvre à la mise en place du tout nouveau service qu’elle dirige : le service programme d’excellence I-Site et moyens annuels crée à la suite de la pérennisation de l’I-Site en mars 2022 après 4 années d’expérimentation. « Pour le moment nous sommes trois dans cette équipe et un recrutement est en cours pour un quatrième agent. C’est un service en construction qui n’a été créé qu’en novembre dernier alors nous nous développons petit à petit » explique la cheffe de service.

Programme d’excellence I-Site

Un enjeu colossal pour l’Université de Montpellier qui, avec cette pérennisation, à sanctuarisé une dotation de 550 millions d’euros soit 17 millions d’euros par an.  Un budget dont la gestion réclamait bien la création d’un service distinct. « Le programme d’excellence I-Site (PEI) est un financement un peu particulier car nous avons cette recette de 17 millions qui tombe chaque année, c’est assez classique, par contre à la différence des autres financements nous pouvons étaler la dépense sur plusieurs exercices. Il faut donc s’assurer que les courbes ne se croisent pas » explique Elisa Pincin.

Les actions du PEI, définies par le comité stratégique, prennent la forme d’appels à projets dans des domaines variés : recherche, formation, mobilités ou encore initiatives étudiantes. L’équipe d’Elisa Pincin assure alors la connexion avec les lauréats de ces appels à projets pour gérer les financements alloués et assurer la soutenabilité du programme. Elle dispose de plusieurs outils informatiques tels que le logiciel de gestion financière et budgétaire Sifac et la plateforme Amphi. « La gestion d’Amphi, est coordonnée par la direction du pilotage avec qui nous travaillons beaucoup, cette plateforme nous  permet de faire du reporting avec des tableaux de bord, de gérer la mise en place des crédits, de faire de lien avec  les porteurs de projets. Pour cette raison il est indispensable dans notre domaine d’être à l’aise avec les chiffres bien sûr mais aussi avec les outils informatiques » précise la cheffe de service.

Gérer les moyens annuels

C’est d’ailleurs au sein de la direction du pilotage que la jeune femme exerçait jusqu’à la création de son nouveau service. Diplômée à Montpellier Management d’un master de contrôle de gestion et audit organisationnel, elle fait sa première année d’apprentissage dans un commissariat au compte avant d’intégrer pour sa deuxième année la direction du pilotage qui lui propose un contrat après son diplôme. Elisa Pincin enchaîne ensuite le concours et devient donc titulaire. « A la Dpil ma mission principale concernait la gestion financière des moyens annuels des UFR, École et Instituts  sous la direction de Virginie Pastoret. Quand celle-ci a été nommé à la Daf j’ai donc choisi de la suivre pour poursuivre cette mission ».

Chaque année l’Université perçoit de la part de l’Etat une subvention pour charges de service public, la SCSP. D’un montant de 320 millions d’euros, cette subvention permet le paiement de tous les titulaires ainsi qu’une grosse partie du fonctionnement de toutes les structures de l’UM à qui sont réallouées des dotations en fonction de différents critères. « Il y aussi des dotations liées à des lois spécifiques comme ParcoursSup ou la réforme des études de santé qui a mobilisé des crédits spécifiques. Dans chaque situation la démarche est la même : comment on alloue les crédits, comment on les met en place, avec quel suivi, quels tableaux de bord pour que les structures puissent avoir une restitution de leur budget… » détaille la responsable.

Les UFR, écoles et instituts disposent également de ressources propres :  des subventions, les droits d’inscriptions, l’apprentissage, la formation continue, la location de locaux etc. Des ressources qu’il faut suivre bien sûr et qui peuvent être soumises à certains arbitrages de l’équipe de direction dans le respect de leur autonomie comptable.  « Tout cela passe par un dialogue budgétaire et de gestion réalisé chaque année. Nous rencontrons les structures, nous regardons si tout se passe bien, si des changements d’enveloppe sont nécessaires en fonction des investissements, du fonctionnement… Nous travaillons en étroite collaboration avec le service du budget à la DAF »

L’analyse comptable et budgétaire

Pour rendre compte de ses missions Elisa Pincin participe chaque année à la production de l’analyse financière. Un document de clôture qui accompagne le budget et permet à l’ordonnateur donc, l’équipe de direction président et directeur général des services en tête, d’accéder aux facteurs explicatifs du compte financier de l’année écoulée.  « C’est la partie la plus analytique de mes missions. Je participe à la partie « moyens annuels et PEI » par contre tout ce qui est pluriannuel et qui représente une très grosse partie ne fait pas partie de mon périmètre, mais de celui du service recettes et opérations pluriannuelles, un autre service de la DAF. »

Un exercice que la cheffe de service, en personne organisée et rigoureuse, apprécie tout particulièrement : « Je sais que cela peut paraître étrange à certains mais j’aime gérer des choses un peu complexes pour essayer de les simplifier, de bien les présenter, de les rendre facilement compréhensibles. C’est quelque chose qui me plaît, qui correspond à ma personnalité tout simplement. »