Rouages : “Projeter un contexte économique et social” 

Laure Vailhé est cheffe du service des achats et marchés. Avec Natacha Seling, une des six acheteurs et acheteuses publiques de l’équipe, elles mettent en œuvre la politique d’achat de l’Université au sein de la direction des affaires générales et institutionnelles. Une mission qu’elles nous racontent ce mois-ci dans la série Rouages produite par l’UM.

C’est au deuxième étage de l’institut de biologie, en centre-ville de Montpellier, que nous tournons ce nouvel épisode de Rouages. Dans cette enfilade de pièces qui accueille une partie du service des achats et marchés, douze agents travaillent à mettre en œuvre la politique d’achat votée par le conseil d’administration de l’UM.

Sous l’égide de la direction des affaires générales et institutionnelles, Laure Vailhé, cheffe du service, coordonne les opérations dans un souci d’amélioration constant : « Le service des achats et marchés a été un des premiers processus à recevoir la certification ISO 9001 en 2013. L’amélioration continue est vraiment l’ADN de notre service », explique cette juriste que 19 ans de carrière dans la fonction publique ont fait passer par : la Maison des examens à Paris ; l’université Paris I Panthéon Sorbonne ; et enfin la mission des achats du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche avant de rejoindre l’Université de Montpellier en 2018. « Après ces postes en administration centrale je voulais retrouver l’opérationnel… et Montpellier dont je suis originaire. »

Un budget achat de 80 millions

Dans ce nouveau défi, l’enjeu n’est ni plus ni moins que de fournir les équipements et les services indispensables au bon fonctionnement de l’Université et d’apporter une expertise et un conseil sur les stratégies d’achat à mener. « Nous avons trois types d’achat, précise Laure Vailhé : les achats récurrents qui couvrent les besoins de l’Université : entretien, gardiennage, fournitures de bureau, matériels informatiques… ; les demandes ponctuelles telles que l’achat d’équipements scientifiques ou les prestations de service ; le volet patrimoine avec les travaux et la maintenance des bâtiments. » 

Le tout pour un budget achat global d’environ 80 millions d’euros chaque année. « Et même si mon service ne gère « que » les achats supérieurs à 40 000 euros cela représente pas mal de marchés » commente la responsable dans un sourire. Alors dans son service le mot d’ordre est sans équivoque : planification ! « Nous sommes soumis à des délais réglementaires, le plus souvent des procédures d’achat longues et mon rôle est de planifier cette activité en tenant compte du plan de charge. Cela demande une organisation sans faille ! »

Concrétiser un achat

Pour répondre aux besoins de la communauté universitaire, Laure Vailhé s’est entourée de six acheteuses et acheteurs publics parmi lesquelles Natacha Seling. Après dix années en tant qu’assistante de direction et technicienne de l’information médicale en clinique privée ; un passage par les archives médicales de l’hôpital Necker et un poste de responsable de l’intendance en école d’infirmière, elle quitte Paris en 2016 pour rejoindre l’Université de Montpellier. Ce sera Polytech d’abord, puis le service formation des personnels à la DRH et enfin le service des achats et marchés après l’obtention d’un concours. « C’est un poste qui demande beaucoup de curiosité, de vivacité d’esprit. Il faut prendre de la hauteur pour avoir la vision globale de chaque besoin et y répondre au mieux » justifie-t-elle.

En tant qu’acheteuse, sa mission principale consiste à aider les personnes qui ont un besoin à concrétiser leur achat. « Je travaille en étroite collaboration avec les porteurs de projet pour établir avec eux un cahier des charges cohérent ». Prix, garanties, prestations de maintenance éventuelles, durée du marché… Tout doit être scrupuleusement rédigé pour publier l’annonce qui rendra le marché public accessible aux futurs candidats. « Il faut être à la fois synthétique, extrêmement transparent et suffisamment précis pour que les entreprises comprennent notre besoin et puissent nous faire une proposition financière et technique adaptée. Surtout il ne faut rien oublier car tout ce qui ne sera pas écrit dans un marché ne pourra pas être mis en œuvre ! »

Capacité d’adaptation

Un rôle qui peut aller jusqu’à l’analyse des candidatures et des offres si le service des achats et marchés est identifié comme porteur. Prix, propositions techniques, délais de livraison, modalités d’exécution des prestations sont autant de points évalués pour établir un classement et sélectionner le « bon » candidat. « Nous gérons beaucoup de marchés en même temps, il faut une grande capacité d’adaptation et d’organisation pour les mener tous de front…» souligne Natacha Seling.

Pour les prestations communes à l’ensemble de la communauté universitaire telles que le traiteur ou le gardiennage, Laure Vailhé et son équipe  développent depuis quelques temps des enquêtes de satisfaction utilisateurs. « Ces enquêtes nous permettent d’avoir un meilleur suivi de l’exécution pour revoir éventuellement nos besoins sur la rédaction du prochain marché » ajoute l’acheteuse publique. Un suivi en aval mais aussi en amont avec le sourcing : « Nous allons à la rencontre des entreprises pour nous assurer que nos cahiers des charges collent à la réalité et que ce que nous demandons est faisable pour elles, explique la cheffe de service. Ces rencontres nous permettent aussi de découvrir de nouvelles offres que nous pouvons alors tenter de valoriser. »

Ouverture et adaptation

C’est cette ouverture sur le monde économique et sur la société en général qui constitue pour Laure Vailhé et Natacha Seling l’intérêt principal du métier qu’elles ont choisi d’exercer. « Il faut savoir anticiper et projeter un contexte économique et social sur 3 ou 4 ans. Des entreprises qui ont les reins solides sur le papier mais qui finissent en liquidation judiciaire nous en voyons et dans ce cas il faut savoir rebondir pour assurer la continuité du service » explique Natacha Seling. L’intégration de clauses environnementale et sociales a aussi considérablement transformé et enrichi le métier comme le souligne Laure Vailhé : « Nous sommes passé d’un métier très juridique ou nous rédigions des cahiers des charges avec des pénalités, des conditions de résiliation etc., à un métier qui cherche en permanence à s’adapter aux réalités du monde actuel. C’est beaucoup plus stimulant intellectuellement ! »