Annick Martin et Frédéric Achard sont en charge de la gestion des mobilités internationales. Bourses, logements ou visas, le service mobilité fait en sorte qu’étudiant.e.s et personnels réalisent leur séjour à l’étranger dans de bonnes conditions. Une mission indispensable au rayonnement international de l’Université, qu’ils nous présentent dans le cadre de la série vidéo « Rouages », produite par l’UM.

Chaque année, ce sont en moyenne 550 étudiant.e.s de l’Université de Montpellier qui effectuent une mobilité internationale dans le cadre de leurs études. Plus de 900 réalisent un stage à l’étranger et environ 420 étudiant.e.s internationaux sont eux, accueillis à l’UM. À ces chiffres s’ajoutent les mobilités des chercheurs et chercheuses, des doctorant.e.s, des post-doctorant.e.s bref… Beaucoup de dossiers à gérer, et pour chacun, des questions de logements, de bourses ou de visas peuvent se poser. Pour y répondre et gérer l’ensemble de ces mouvements internationaux, l’UM s’est dotée d’un service mobilité.

Situé en centre-ville, à l’Institut de biologie, au sein de la direction des relations internationales (DRI), « le service mobilité emploie deux gestionnaires de mobilité, un contrat étudiant et moi-même qui coordonne et encadre l’ensemble de nos missions, explique Frédéric Achard, chef du service. Nous collaborons avec nos collègues postés en composantes, dans ce qu’on appelle les bureaux des relations internationales (BRI), où j’ai d’ailleurs longtemps travaillé, il en existe quinze à l’UM. Notre rôle en central consiste à faire passer des messages le plus clairement possible à toute une série d’interlocuteurs et d’interlocutrices de différents niveaux. »

L’emblématique Erasmus

Pour parler de mobilité parlons d’abord de son emblème : le programme d’échange Erasmus. Fondé en 1987, ce programme européen pour l’éducation, la formation, la jeunesse et le sport est devenu en 2014, Erasmus+. Il regroupe aujourd’hui 33 pays et couvre en particulier la zone Europe. « Il n’est pas destiné qu’aux étudiant.e.s mais est ouvert à tous les publics dans les domaines de l’éducation et de la formation, précise Frédéric Achard. Il vise notamment à donner aux étudiant.e.s, stagiaires, apprenti.e.s, enseignant.e.s et personnels administratifs la possibilité de séjourner dans la zone Erasmus+ pour renforcer leurs connaissances, leurs compétences et leur employabilité. Notre travail à nous consiste à faire en sorte que cette expérience à l’international se passe bien. »

Et pour que tout se passe bien lors d’une mobilité à l’international, mieux vaut ne pas se retrouver sans le sou. Au cœur de la mobilité se joue la question des bourses. À côté des bourses Erasmus+, on en trouve d’autres telles que les aides à la mobilité internationale du MESRI ou les bourses de la Région. « Nous intervenons pour donner le cadre de ces dossiers de bourse en lien avec les bailleurs de fonds, poursuit le chef de service. Nous nous assurons de leur bonne transmission dans les composantes, et vérifions qu’ils ont été bien complétés par les personnes en mobilité via la plateforme de dématérialisation Move On. »

Le versement est ensuite effectué auprès des personnes en mobilité par l’agence comptable de l’Université, en lien avec le service d’appui administratif et financier aux activités internationales de la DRI dit le SAAF. « Le suivi de l’ensemble de nos missions impose une chronologie d’actions à mener, des rétro-plannings qu’il faut impérativement respecter et faire respecter, mieux vaut donc être bien organisé » prévient Frédéric Achard.

Héberger les « entrants »

Pour les étudiant.e.s dits « entrant.e.s », c’est-à-dire les étudiants étrangers venus étudier à l’Université de Montpellier dans le cadre de programmes d’échange, leur statut implique qu’ils puissent être hébergés par l’université d’accueil. C’est là encore qu’intervient le service mobilité, « nous bénéficions d’un contingent de logements qui nous est attribué par le Crous, précise Annick Martin, gestionnaire de mobilité. Pour faciliter la procédure nous utilisons une interface d’échange commune aux étudiant.e.s, au Crous et au service mobilité de l’UM. »

Les loyers sont réglés en ligne via cette plateforme et l’étudiant.e peut, dès son arrivée, accéder à son logement quels que soient l’heure ou le jour. « L’évolution des pratiques est constante dans notre métier, il y a eu beaucoup de changements depuis l’époque où les étudiants arrivaient directement dans nos bureaux avec sur le dos, des sacs plus grands qu’eux », se souvient Annick Martin. Tout au long de l’année, l’ensemble des acteurs contrôlent la réalité des départs et des arrivées et les chambres non-utilisées sont restituées au Crous. « C’est également à nous que revient le rôle d’inciter les étudiant.e.s à respecter les règles du Crous et de relancer les éventuels mauvais payeurs. »

Le passeport talent

L’Université de Montpellier accueille également des enseignants-chercheurs, des doctorant.e.s et des post-doctorant.e.s venus de l’étranger, et notamment de pays situés hors espace Schengen, pour travailler dans les laboratoires. « Dans ce cas de figure, le service mobilité les accompagne dans leur demande de visa scientifique en leur fournissant l’original de la convention d’accueil signée par le président de l’université. » Un visa qui leur permettra ensuite d’obtenir un titre de séjour et donc l’autorisation de travailler en France à temps plein.

« Dans mon métier, je dois être à l’écoute des gens et être réactive pour traiter leurs problématiques dans les délais les plus raisonnables possibles, savoir répondre avec recul et concision tout en tenant compte de chaque contexte, raconte Annick Martin. Parfois cela nécessite d’être diplomate et pédagogue. » Des qualités à exprimer en français mais également en anglais, « nous sommes bien sûr amenés à communiquer en anglais très régulièrement, que ce soit par mails, par téléphone ou lors d’accueil physique, souligne Frédéric Achard. Notre service est au carrefour de la thématique internationale. »