Depuis le 1er janvier 2021, les personnels du service commun de documentation sont officiellement passés du giron administratif de l’Université Paul-Valéry Montpellier à celui de l’Université de Montpellier. Un transfert qui intervient suite à une décision prise en juin dernier par les universités en lien avec le Ministère et qui garantit la qualité de service pour les usagers des bibliothèques universitaires tout en clarifiant la situation des personnels.

Nombreux sont ceux qui ne le savaient pas : les agents du service commun de documentation de l’Université de Montpellier, le SCD, étaient jusqu’à présent rattachés administrativement à l’Université Paul Valéry au sein de la BIU (Bibliothèque interuniversitaire). « C’est vrai que cette structuration pouvait surprendre, reconnaît en souriant Sandrine Gropp, la directrice du SCD. Nous travaillons pour l’UM, au sein de l’UM, mais notre interlocuteur sur le plan administratif était l’UPV. »

Les raisons de la réorganisation documentaire

La situation montpelliéraine était unique en France, héritée des années 70 et de la création de services inter-universitaires (médecine préventive, activités sportives, bibliothèques, etc.). Dans les années 90, les structures documentaires interuniversitaires disparaissent dans toutes les grandes villes universitaires françaises sauf à Montpellier où la BIU est conservée, jusqu’à fin 2020.

Pourquoi un tel transfert 30 ans après, alors que cette organisation, aussi surprenante soit-elle, a pu donner satisfaction pendant de nombreuses années ? Parce que l’environnement institutionnel de l’enseignement supérieur a changé, en particulier avec l’accès des universités aux responsabilités et compétences élargies, le renforcement des stratégies d’établissement et les recompositions des politiques de site (I-Site, PIA, etc.). « Avec ce modèle l’Université de Montpellier finançait son service de documentation en reversant des fonds à la BIU, mais sans pouvoir prendre part aux décisions qui, elles, étaient prises dans les instances de l’UPV » explique la directrice.

Le SCD au cœur de la stratégie d’établissement

Les missions du Service commun de documentation sont effectivement de plus en plus liées à la stratégie d’établissement. Il y a d’abord et bien sûr la gestion des 12 bibliothèques universitaires et l’animation du réseau documentaire avec la vingtaine de bibliothèques associées réparties sur les différents campus, faisant du SCD un pilier de l’accueil des étudiants. Mais au-delà de cette mission centrale, c’est le soutien à la formation et à la recherche qui se joue au sein de ce service. « Nous transformons les BU en learning-centers, nous intervenons en appui de projets comme l’incubateur d’entreprise des étudiants, nous développons les volets documentaires des partenariats, dans le domaine paramédical par exemple, souligne Sandrine Gropp. Et nous sommes également une direction référente pour la science ouverte au sein de l’Université. »

Autant d’arguments qui ont conduit chaque université à solliciter l’inspection générale de l’enseignement supérieur et de la recherche pour interroger la persistance de cette exception nationale et finalement y mettre fin, permettant ainsi à chacune d’elles de bénéficier d’un SCD de plein exercice. Des missions venant en appui de leurs actions (informatique documentaire, ateliers patrimoniaux) ont par été ailleurs confiées à un service de coopération documentaire interuniversitaire (SIU), géré par l’UPV et co-financé par l’UM.

De « nouveaux » agents à l’UM

Le 1er janvier c’est donc presque une centaine d’agents qui ont été accueillis au sein de l’UM. Un transfert réalisé en à peine six mois et dans un contexte marqué par la crise sanitaire. « C’était un défi et il a été relevé grâce à l’engagement de chacun, au niveau politique comme au sein des BU et des directions et services de l’Université. Chaque décision a fait l’objet d’une concertation entre l’UM et l’UPV et leur mise en pratique s’est faite dans un réel esprit de coopération. » Que les usagers se rassurent, cette restructuration n’aura aucune incidence pour eux. Qu’ils soient à l’UM ou à l’UPV, ils conserveront les mêmes accès aux mêmes services et ce dans toutes les bibliothèques universitaires. À l’UM, l’accès aux ressources et services documentaires devraient même être développés dans le cadre notamment de l’I-site MUSE et du nouvel établissement expérimental.

Les « nouveaux » agents vont quant à eux découvrir un nouveau paysage administratif. « Nous avons été très bien accueillis grâce à la mobilisation et à l’écoute des services de l’UM. Les badges, les formulaires d’accès à la restauration, les accès informatiques…Tout était prêt avant les départs en vacances. La direction vie des campus nous a même envoyé un message de bienvenue ! » Si la nature des activités du SCD ne changera pas suite à cette réorganisation, Sandrine Gropp pointe déjà ses effets positifs, y compris sur le plan de la coopération : « Au-delà des projets nouveaux au sein de l’Université, il y a un dialogue renouvelé avec nos collègues de l’UPV car nous voulons continuer à construire des choses ensemble, par envie et pour le service aux usagers. »